נספח עיבוד מידע (DPA)

נספח זה מהווה חלק בלתי נפרד מתנאי השימוש. אישור התנאים בעת ההרשמה מהווה גם אישור נספח זה, ואפשר לחתום עליו בנפרד בעותק נייר לפי בקשת בעל המאגר.

• ״המידע״ — מידע אישי על לקוחות הקצה של בעל המאגר, המוזן או מועלה לשירות.
• ״מידע רגיש״ — כמשמעותו בחוק, ובכלל זה מספרי דרכון, מסמכי זיהוי, תאריכי לידה ומצב משפחתי.
• ״עיבוד״ — כל פעולה במידע: איסוף, שמירה, עיון, שינוי, מסירה, גיבוי ומחיקה.
• ״קבלן משנה״ / ״מעבד משנה״ — ספק שהמחזיק נעזר בו לצורך אספקת השירות.
• ״אירוע אבטחה חמור״ — כמשמעותו בתקנות אבטחת מידע.

המחזיק רשאי לעבד אך ורק את קטגוריות המידע הבאות:

המטרה היחידה של העיבוד היא אספקת השירות לבעל המאגר. אין למחזיק כל היתר לעבד את המידע למטרותיו שלו, לרבות שיווק, מכירה, השכרה, פרופיילינג של לקוחות הקצה, או אימון מודלים של בינה מלאכותית.

עיבוד באמצעות מודל שפה חיצוני מותנה בהסכמה נפרדת ומפורשת של בעל המאגר, הניתנת בהרשמה או בהגדרות החשבון וניתנת לביטול בכל עת. בלעדיה יופעל פרסר מקומי בלבד, והמידע לא יישלח למודל.

• מסד הנתונים היישומי של השירות, המכיל את רשומות בעל המאגר — ורק את המחיצה הלוגית שלו.
• אחסון הקבצים של השירות, המכיל את המסמכים שהועלו על ידי בעל המאגר.
• מערכת האימות והזהויות של משתמשי בעל המאגר.
• יומני מערכת ואבטחה, שאינם כוללים מספרי דרכון או פרטי תשלום.
• מערכת התור והמשימות המבצעת פעולות מתוזמנות (התראות, מעקב טיסות, ניקוי מידע).

המחזיק לא ייגש למאגרים אחרים של בעל המאגר ולא יחבר את המידע למקורות מידע חיצוניים, אלא לפי הוראה מפורשת בכתב של בעל המאגר.

בידוד: השירות מפריד בין דיירים ברמת מסד הנתונים (Row Level Security) ולא רק בקוד היישום. שאילתה של דייר אחד אינה יכולה להחזיר שורות של דייר אחר, גם אם קוד היישום ישגה.

• אחסון, שמירה וגיבוי.
• עיון וקריאה — רק ככל שנדרש לאספקת השירות, לתמיכה שביקש בעל המאגר, או לתחקור תקלה.
• עדכון, תיקון ומחיקה — לפי הוראת בעל המאגר או לפי מדיניות השמירה שהוגדרה בחשבון.
• עיבוד אוטומטי לצורכי הפקת תוצרים: התראות, חבילות נסיעה, מסמכים והצעות מחיר.
• מסירה למעבדי משנה מאושרים בלבד, כמפורט בסעיף 9.
• מסירת המידע לבעל המאגר עצמו, בכל עת ובפורמט בר-קריאה.

גישה אנושית של עובדי המחזיק לתוכן לקוח היא חריג ולא שגרה. היא נעשית רק לצורך תמיכה או תחקור תקלה, מתועדת ביומן, ומצומצמת למינימום ההכרחי. בעל המאגר רשאי לבקש את יומן הגישות הנוגע לחשבונו.

• ההרשאה לעבד תקפה כל עוד המנוי פעיל, ומסתיימת עם סיומו.
• בתום ההתקשרות עומדים לבעל המאגר 30 יום להוריד ולייצא את מלוא המידע בפורמט בר-קריאה במכונה.
• בתום 30 הימים ימחק המחזיק את המידע מהמערכות החיות, לרבות אחסון הקבצים, בתוך 14 יום נוספים.
• מחיקה מגיבויים מוצפנים תושלם בתום מחזור הגיבוי, ולא יאוחר מ-60 יום מסיום ההתקשרות. עד למחיקתם, הגיבויים אינם נגישים לשימוש שוטף.
• בעל המאגר רשאי לדרוש מחיקה מיידית בלא המתנה ל-30 הימים, ובקשה כזו תבוצע בתוך 7 ימי עסקים.
• בתום המחיקה יימסר לבעל המאגר, לפי בקשתו, אישור בכתב על ביצועה ועל מועדה.
• חריג יחיד: מידע שהמחזיק חייב לשמור לפי דין (למשל חשבוניות לצורכי מס) יישמר לתקופה הקבועה בדין, בהיקף המזערי ולמטרה זו בלבד.

המחזיק מיישם את חובות תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017, ובכלל זה:

• מסמך הגדרות מאגר ומיפוי מערכות מעודכן.
• בקרת גישה מבוססת תפקידים, הרשאה מזערית, וניתוק הרשאה מיידי עם סיום תפקיד.
• הצפנת תעבורה ב-TLS, הצפנת אחסון, והצפנת שדה ב-AES-256-GCM על מספרי דרכון. בהיעדר מפתח הצפנה תקין המערכת מסרבת לשמור מספר דרכון, ואינה שומרת אותו בטקסט גלוי.
• בידוד דיירים ברמת מסד הנתונים, כמפורט בסעיף 4.
• תיעוד גישה ופעולות ביומנים, ושמירתם לתקופה שאינה עולה על 12 חודשים.
• הגנה על נקודות קצה פנימיות בסוד משותף, והפרדה בין מפתחות שרת למפתחות דפדפן.
• גיבוי תקופתי מוצפן ובדיקת יכולת שחזור.
• נוהל טיפול באירועי אבטחה, לרבות זיהוי, בלימה, תחקור ותיעוד.
• מזעור מידע: נתון שאין לו שימוש תפעולי אינו נאסף ואינו נשמר.

הודעה על אירוע אבטחה: המחזיק יודיע לבעל המאגר על אירוע אבטחה חמור הנוגע למידע שלו ללא שיהוי, ולא יאוחר מ-48 שעות מרגע שנודע לו עליו. ההודעה תכלול את מהות האירוע, המידע שנחשף ככל הידוע, הצעדים שננקטו וההמלצה לבעל המאגר. הדיווח לרשות להגנת הפרטיות הוא חובתו של בעל המאגר, והמחזיק יסייע לו בו במידע ובראיות.

• לכל אדם מטעם המחזיק שיש לו הרשאת גישה למידע — עובד, קבלן או יועץ — נחתמת התחייבות אישית לשמירת סודיות, לפני מתן ההרשאה.
• ההתחייבות כוללת איסור על שימוש במידע שלא לצורך התפקיד, איסור על מסירתו, וחובת החזרה או השמדה בסיום התפקיד.
• חובת הסודיות ממשיכה לחול גם לאחר תום יחסי העבודה או ההתקשרות, ללא הגבלת זמן.
• המחזיק מנהל רשימה מעודכנת של בעלי ההרשאה ושל היקף הרשאתם, ומעביר אותה לבעל המאגר לפי דרישה.
• בעלי הרשאה עוברים הדרכה בנושא הגנת הפרטיות ואבטחת מידע, ולפחות אחת לשנה — רענון.

בעל המאגר מאשר למחזיק להיעזר במעבדי משנה לצורך אספקת השירות, בכפוף לכל התנאים הבאים במצטבר:

1. רשימת מעבדי המשנה מתפרסמת בעמוד ייעודי ומעודכנת בכל עת, וכוללת את זהות הספק, מטרת העיבוד, קטגוריות המידע ומיקום העיבוד.
2. המחזיק יודיע על תוספת מעבד משנה או על החלפתו 30 יום מראש. בעל המאגר רשאי להתנגד מטעמים סבירים הנוגעים להגנת הפרטיות; לא נמצא פתרון — בעל המאגר רשאי לסיים את ההתקשרות בלא קנס ובהחזר יחסי.
3. עם כל מעבד משנה נחתם הסכם המטיל עליו חובות אבטחה, סודיות והגבלת מטרה שאינן נופלות מאלה שבנספח זה.
4. המחזיק אחראי כלפי בעל המאגר למעשי מעבדי המשנה ולמחדליהם, כאילו היו מעשיו שלו.
5. מעבד משנה לא יורשה למסור את המידע הלאה בלא אישור בכתב.
6. מעבד משנה שאינו נדרש עוד — הגישה שלו מנותקת והמידע שברשותו נמחק.

תקנה 15 מחייבת במפורש שהמחזיק ידווח לבעל המאגר על אופן יישום חובותיו לפי ההסכם, לפחות אחת לשנה. המחזיק מתחייב לכך, ולהלן תוכן הדיווח.

אחת ל-12 חודשים לכל היותר, ובלא צורך בבקשה, יעביר המחזיק לבעל המאגר דוח בכתב שיכלול לפחות:

1. אישור שהעיבוד נעשה במסגרת המטרות והקטגוריות שבסעיפים 3-5, ופירוט כל חריגה, אם הייתה.
2. רשימת מעבדי המשנה שפעלו באותה שנה, מיקום העיבוד שלהם וכל שינוי שחל.
3. תמצית אמצעי האבטחה שיושמו, ושינויים מהותיים בהם.
4. פירוט אירועי אבטחה שאירעו — לרבות אירועים שלא הגיעו לכדי אירוע חמור — והטיפול בהם.
5. פירוט בקשות עיון, תיקון או מחיקה שהתקבלו והועברו לבעל המאגר, ואופן הטיפול בהן.
6. פירוט פניות של רשויות למידע, ככל שהיו, ובכפוף למגבלות שבדין.
7. מצב מחיקת מידע לפי מדיניות השמירה, לרבות מחיקת נתוני דרכון שחלף מועד שמירתם.
8. רשימת בעלי ההרשאה במועד הדוח וכל שינוי מהותי בהיקף ההרשאות.

בעל המאגר רשאי לבקש דוח נוסף בכל עת מטעם סביר, ולא יותר מפעמיים בשנה, ולקבלו בתוך 30 יום.

בעל המאגר מאשר ומורה למחזיק לאחסן ולעבד את המידע על שרתים בפרנקפורט שבגרמניה (האיחוד האירופי), באמצעות ספק התשתית Supabase, הפועל על גבי תשתית Amazon Web Services באזור eu-central-1.

• העברת המידע נסמכת על כך שגרמניה חברה באיחוד האירופי ומקיימת רמת הגנה נאותה, ועל התחייבות בכתב מהמקבל כנדרש בתקנה 3 לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001.
• המחזיק מתחייב בזאת בכתב, כלפי בעל המאגר, לנקוט את האמצעים הדרושים לאבטחת המידע, לעבדו אך ורק למטרות שבנספח זה, ולא להעבירו לאחר אלא בהתאם לסעיף 9.
• המחזיק החזיק וימשיך להחזיק התחייבויות מקבילות ממעבדי המשנה שלו, ויציגן לבעל המאגר לפי דרישה.
• מעבד משנה שמיקום עיבודו מחוץ לאיחוד האירופי — למשל ניתוח מסמכים בבינה מלאכותית בארצות הברית — יפעל רק בכפוף להסכמה הנפרדת שבסעיף 3 ולהתחייבות חוזית מקבילה.
• שינוי מיקום העיבוד למדינה אחרת מחייב הודעה מוקדמת של 30 יום ואת אותה זכות התנגדות שבסעיף 9.

• בקשת עיון לפי סעיף 13 לחוק, או דרישת תיקון לפי סעיף 14, המגיעה למחזיק במישרין מלקוח קצה — תועבר לבעל המאגר בתוך 5 ימי עסקים, והמחזיק לא ישיב לגופה.
• המחזיק יעמיד לבעל המאגר את הכלים לאתר, לייצא, לתקן ולמחוק כל רשומה, כדי שיוכל לקיים את חובותיו במועד.
• המחזיק יסייע לבעל המאגר בהיערכות לאירוע אבטחה, בתחקורו ובדיווח לרשות.
• המחזיק יסייע בהיערכות להליך משפטי או לביקורת רגולטורית הנוגעים למידע.

בעל המאגר רשאי, אחת לשנה ובהודעה של 30 יום מראש, לקיים ביקורת על יישום נספח זה — בעצמו או באמצעות מבקר מוסכם שאינו מתחרה של המחזיק. הביקורת תתקיים בשעות עבודה, לא תשבש את השירות, ותהיה כפופה לחובת סודיות.

המחזיק רשאי להציג במקום ביקורת פרטנית דוח ביקורת חיצוני עדכני או אישור עמידה בתקן מוכר, ככל שקיים; לא סיפק — תתקיים הביקורת בפועל. באירוע אבטחה חמור אין המתנה של 30 יום.

הפרת נספח זה על ידי המחזיק מהווה הפרה יסודית של ההתקשרות. אין בהגבלת האחריות שבתנאי השימוש כדי להגביל אחריות בגין הפרת חובת סודיות או הפרת דיני הגנת הפרטיות.

על נספח זה חלים דיני מדינת ישראל, וסמכות השיפוט נתונה לבתי המשפט המוסמכים בתל אביב-יפו. בסתירה בין נספח זה לתנאי השימוש בכל הנוגע להגנת הפרטיות ולאבטחת מידע — יגבר נספח זה.